Software académico · Colegios en Colombia
Software académico y sistema de notas para colegios, en un solo lugar.
Una plataforma de notas conectada con boletines, asistencia, planeación y matrículas, sobre el mismo dato del estudiante que usan cartera y familias.
- Escala configurable según el SIE y el Decreto 1290
- Migración desde Q10, Phidias, Colpegasus o Master2000
- Habeas Data · Ley 1581 de 2012
Boletín publicado a familias32 acudientes notificados · portal y WhatsApp
En vivoDefinición
¿Qué es un software académico?
Un software académico es la plataforma donde un colegio registra y gestiona la vida académica del estudiante: notas y calificaciones, boletines por periodo, asistencia, planeación y horarios, y la consulta de las familias. Reemplaza planillas de Excel y archivos sueltos por un registro único, con historial y trazabilidad por estudiante.
En Edtools ese registro no vive aislado: la misma ficha alimenta admisiones, matrícula, cartera y comunicación, de modo que coordinación y administración trabajan sobre el mismo dato.
Software académico y ERP educativo: cómo se complementan →| Qué es | Plataforma de registro y gestión de la vida académica del estudiante: notas, boletines, asistencia, planeación y consulta de familias. |
|---|---|
| Quién lo usa | Docentes, coordinación académica, secretaría, rectoría, y familias y estudiantes en consulta. |
| Procesos que cubre | Calificación por periodo, boletines e informes, asistencia y observador, planeación y horarios, matrícula, certificados. |
| Marco normativo en Colombia | Decreto 1290 de 2009 (evaluación y promoción) y el sistema institucional de evaluación (SIE) de cada colegio. |
| Protección de datos | Ley 1581 de 2012 (Habeas Data), aplicable a datos personales de menores de edad. |
| Alternativas frecuentes | Software académico puro, ERP educativo conectado, o una combinación de hojas de cálculo y herramientas sueltas. |
| Modelo de cobro habitual | Por estudiante matriculado, por asiento administrativo o por módulo. Edtools trabaja por cotización. |
Colegios que gestionan lo académico con Edtools
Sistema de notas
Un sistema de notas que no termina en la planilla.
El docente registra una sola vez. El cierre de periodo, el boletín y la consulta de la familia salen del mismo dato, sin reconsolidar archivos al final del periodo. Es la diferencia entre una plataforma de notas suelta y un sistema de gestión académica conectado con el resto del colegio.
Plataforma de notas
El sistema de notas registra por grado, área y periodo, con la escala de valoración que defina el colegio en su sistema institucional de evaluación. Alertas cuando un estudiante queda por debajo del umbral, antes del cierre.
Boletines automáticos
El boletín se genera con el formato de la institución y se publica a las familias con trazabilidad de quién lo vio y cuándo. Certificados de notas disponibles al instante.
Asistencia y observador
Seguimiento de ausencias con señales tempranas y observador del estudiante para dejar registro de las anotaciones de convivencia y seguimiento, con historial por estudiante.
Admisiones y matrícula
Del aspirante al estudiante matriculado, sin reescribir datos.
Los datos que entrega la familia en admisiones son los mismos que quedan en la ficha académica. Nadie vuelve a digitar el nombre, el documento ni el acudiente en otro sistema.
Ver el flujo completo en una demo →- 1Aspirante
Formulario y documentos en línea, con seguimiento del estado de cada carpeta.
- 2Matrícula masiva
Liquidación y matrícula por grados completos, no estudiante por estudiante.
- 3Ficha académica
El estudiante queda creado con su historial, su grupo y su acudiente asociado.
- 4Planeación del periodo
Calendario académico, plan de estudios y horarios listos para el inicio de clases.
Académico y cartera
Lo académico conectado con cartera.
Es la diferencia frente a un software académico puro. Coordinación ve el desempeño del estudiante y administración ve el estado de la familia, sobre el mismo registro y sin cruzar dos bases distintas.
Las reglas de acceso a portales y aplicaciones son configurables según la política del colegio y la normativa vigente.
Sobre el mismo estudiante
- Desempeño académico por periodo y área
- Estado de matrícula y renovación
- Saldo y acuerdos de pago de la familia
- Comunicaciones enviadas y recibidas
- Documentos y certificados emitidos
Caso real
Instituciones que ya operan así.
«30 departamentos adoptaron Edtools para automatizar flujos de trabajo y cambiar a una cultura centrada en la eficiencia. Se eliminaron tareas manuales, permitiendo que los equipos se enfocaran en iniciativas estratégicas.»
Módulos
Los módulos del software académico.
Los permisos se configuran por rol, para que rectoría, coordinación, docentes y familias vean lo que les corresponde.
Académico · 6 módulos
La escala de valoración, los periodos, las áreas y las reglas de promoción se configuran según el sistema institucional de evaluación de cada colegio, dentro del marco del Decreto 1290.
| Módulo | Qué resuelve | Quién lo usa a diario |
|---|---|---|
| Plataforma de notas | Registro por grado, área y periodo, con la escala del SIE y alertas antes del cierre. | Docentes y coordinación académica |
| Boletines e informes | Generación con el formato de la institución y publicación trazable a familias. | Coordinación y secretaría |
| Planeación y horarios | Calendario académico, plan de estudios y carga por grupo. | Coordinación académica |
| Asistencia y observador | Ausencias con señales tempranas y registro de anotaciones de seguimiento. | Docentes y convivencia |
| Portal de padres y estudiantes | Consulta de notas, boletines, asistencia y certificados desde el celular. | Familias y estudiantes |
| Matrícula masiva | Liquidación y matrícula por grados completos, sin reescribir datos. | Secretaría y cartera |
Resultados
Lo que cambia cuando la operación deja de estar suelta.
Criterios
Cómo elegir un software académico.
Ocho preguntas que conviene responder antes de firmar, con el sistema actual del colegio sobre la mesa.
Evaluarlo con su flujo real →- ¿La escala de valoración se adapta al SIE del colegio, o hay que ajustarse a la del proveedor?
- ¿El boletín sale con el formato de la institución sin desarrollo a la medida?
- ¿Qué pasa con el historial académico de los años anteriores al migrar?
- ¿Quién responde cuando algo falla en pleno cierre de periodo, y en cuánto tiempo?
- ¿El precio se cobra por estudiante, y qué pasa cuando crece la matrícula?
Comparación
Software académico tradicional y software académico conectado.
La comparación es por tipo de arquitectura, no por proveedor: cada institución debe verificar con su proveedor actual qué cubre y qué no.
| Criterio | Software académico aislado | Software académico conectado |
|---|---|---|
| Vista del estudiante | Notas y asistencia | Académica, familia, pagos, documentos y comunicaciones |
| Alertas | Después del cierre de periodo | Seguimiento temprano con señales operativas |
| Familias | Mensajes fuera del historial | Comunicación con trazabilidad por estudiante |
| Matrícula | Proceso aparte, con redigitación | Matrícula masiva sobre la misma ficha |
| Decisiones | Reportes académicos separados | Indicadores con contexto del ciclo completo |
| Escala de valoración | Escala fija del proveedor, o ajuste a la medida | Escala del SIE configurable por la institución |
| Cartera y académico | Bases separadas, conciliación manual | Mismo registro, reglas de acceso configurables |
| Certificados | Elaboración manual por secretaría | Generados desde el historial del estudiante |
| Migración del histórico | Exportación plana, sin años anteriores | Historial académico y financiero trasladado |
| Costo al crecer | Suele escalar por estudiante matriculado | Por cotización, según la operación del colegio |
Marco normativo
Qué exige la norma colombiana a un sistema de notas.
La evaluación escolar en Colombia no es libre: se rige por el Decreto 1290 de 2009 y por el sistema institucional de evaluación que cada colegio adopta. Un software académico debe poder configurarse a esas reglas, no al revés.
| Requisito | Qué significa | Qué debe permitir el software |
|---|---|---|
| Escala de valoración | Cuatro niveles nacionales de referencia: desempeño superior, alto, básico y bajo. | Definir la escala propia del colegio y su equivalencia con los cuatro niveles. |
| SIE institucional | Cada colegio define criterios, periodos, promoción y reclamaciones en su propio documento. | Configurar periodos, áreas, ponderaciones y reglas de promoción sin desarrollo a la medida. |
| Planes de apoyo | Acciones de seguimiento para estudiantes con desempeño bajo. | Registrar el plan, su responsable y su seguimiento por estudiante. |
| Informes a familias | Informes periódicos con la estructura que define la institución. | Boletín con el formato del colegio y registro de publicación. |
| Habeas Data | Tratamiento de datos personales, en su mayoría de menores de edad. | Roles y permisos por sede, cifrado, trazabilidad de accesos. |
Fuentes de referencia: normatividad del Ministerio de Educación Nacional y Ley 1581 de 2012. Guía ampliada en nuestro artículo sobre el Decreto 1290 y la escala de valoración. Esta página es orientación general, no asesoría jurídica.
Inversión
¿Cuánto cuesta un software académico?
No hay una cifra única: el precio depende del tamaño y la operación de cada institución. Edtools trabaja por cotización, con una propuesta según lo que necesita cada colegio.
Ver precios y módulos →Qué define el precio
- Número de estudiantes y de sedes
- Módulos que active la institución
- Integraciones con LMS, contabilidad y pagos
- Alcance de la migración del histórico
- Capacitación y acompañamiento en el primer periodo
| Modelo | Cómo se calcula | Qué pasa al crecer la matrícula |
|---|---|---|
| Por estudiante matriculado | Tarifa unitaria multiplicada por el número de estudiantes activos. | El costo sube cada año con la matrícula. |
| Por asiento administrativo | Se paga por quien usa el sistema; los estudiantes no cuentan. | El costo se mantiene aunque crezca la matrícula. |
| Por módulo contratado | Licencia base más cada módulo adicional que se active. | Crece al sumar procesos, no estudiantes. |
Edtools trabaja por cotización, según lo que necesita cada colegio. Los costos educativos que puede cobrar un colegio privado están regulados: ver tarifas y costos educativos del Ministerio de Educación.
Integraciones
Conectado con lo que el colegio ya usa.
El software académico no reemplaza el aula virtual ni la contabilidad: se conecta con ellas para que el dato no se digite dos veces.
- LMS y aulas virtuales
- Microsoft Teams
- Google Meet
- Zoom
- Siigo · facturación electrónica
- Pasarelas de pago y bancos
Seguridad y cumplimiento
Datos de menores, tratados con estándares de sistema financiero.
La información académica de un colegio es, casi toda, información de menores de edad. Su tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data, y la plataforma se opera con los controles que eso exige.
- Habeas Data
- ISO 27001
- AES-256
- SOC 2 Type II
- CifradoAES-256 · TLS 1.3
- Disponibilidad99.98% uptime
- Copias de seguridadCada 15 min · retención 30 días
- AccesoMFA obligatorio · roles por sede
Implementación
Cómo se migra de un sistema académico a otro.
El riesgo de un cambio de sistema no está en el software nuevo, sino en el histórico que se queda atrás. Un colegio que migra a mitad de año necesita que las notas de los periodos ya cerrados lleguen completas y verificables.
Por eso conviene operar en paralelo durante la transición: el sistema anterior sigue disponible en consulta mientras el equipo valida que los datos cargados coinciden.
- 1Inventario de datos
Qué existe hoy: estudiantes activos, historial de notas por periodo, acudientes, documentos y saldos.
- 2Mapeo de campos
Equivalencia entre la estructura del sistema anterior y la del nuevo, incluida la escala de valoración.
- 3Carga de prueba
Un grado completo como piloto, para contrastar boletines generados contra los originales.
- 4Validación por área
Coordinación revisa lo académico y cartera revisa saldos, cada uno sobre su propio dato.
- 5Operación en paralelo
Se trabaja en el sistema nuevo con el anterior disponible en consulta hasta cerrar un periodo.
Glosario
Términos que aparecen en toda cotización.
| SIE | Sistema institucional de evaluación. Documento donde el colegio define criterios, escala, periodos, promoción y reclamaciones. |
|---|---|
| Escala de valoración | Equivalencia entre la nota del colegio y los cuatro niveles nacionales: superior, alto, básico y bajo. |
| Observador del estudiante | Registro acumulativo de anotaciones de seguimiento académico y de convivencia. |
| Matrícula masiva | Matrícula y liquidación de grados completos en un proceso, en lugar de estudiante por estudiante. |
| Plan de apoyo | Acciones de seguimiento para estudiantes con desempeño bajo, exigidas por el Decreto 1290. |
| ERP educativo | Sistema que suma a lo académico los procesos de admisiones, matrícula, cartera y comunicación. |
| Portal de familias | Acceso por rol donde acudientes consultan notas, boletines, asistencia y certificados. |
Preguntas frecuentes
Lo esencial al evaluar un software académico.
¿Qué es un software académico y para qué sirve?
Es la plataforma donde el colegio gestiona la vida académica del estudiante: notas, boletines, asistencia, planeación y la consulta de las familias, en un solo registro con historial.
¿Qué diferencia hay entre un software académico y un ERP educativo?
El software académico resuelve notas, asistencia y boletines. Un ERP educativo suma admisiones, matrícula, cartera y comunicación sobre el mismo dato del estudiante.
¿Cuánto cuesta un software académico para colegios en Colombia?
Depende de la operación de cada colegio. Edtools trabaja por cotización: puede pedir su propuesta en una demo.
¿El sistema de notas se adapta al SIE y al Decreto 1290?
Sí. La escala de valoración, los periodos, las áreas y las reglas de promoción se configuran según el sistema institucional de evaluación de cada colegio.
¿Puedo migrar desde Q10, Phidias, Colpegasus o Master2000?
Sí. Se traslada el historial académico y financiero, y el colegio puede operar en paralelo durante la transición.
¿Los padres pueden ver notas y boletines desde el celular?
Sí, desde el portal de padres y estudiantes, con acceso por rol para cada familia.
¿Qué diferencia hay entre un sistema de notas y una plataforma de gestión académica?
Un sistema de notas registra y calcula calificaciones. Un sistema de gestión académica conecta esas notas con boletines, asistencia, planeación, matrícula y la comunicación con las familias, sobre la misma ficha del estudiante.
¿Cómo se protegen los datos de los estudiantes?
Bajo la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data, con cifrado AES-256, MFA obligatorio y roles por sede.
Recursos para decidir
Guías para preparar la decisión académica.
Revise su operación real
Conecte notas, boletines y matrículas en un mismo proceso.
Converse con Edtools sobre el cierre de periodo de su colegio, la escala de evaluación que necesita configurar y el histórico que habría que migrar.
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