Guía · Admisiones
Open house en colegios: cómo organizarlo para que termine en matrículas
Un open house en un colegio es una jornada de puertas abiertas para las familias que buscan cupo: conocen la propuesta, recorren las instalaciones y resuelven dudas de admisiones y costos. Lo difícil no es el evento, sino que las familias salgan con un siguiente paso y alguien les haga seguimiento. Esta guía cubre las dos cosas y trae un kit en Word con el checklist, la agenda y los mensajes listos.
Cuándo hacerlo y en qué formato
En los colegios de calendario A en Colombia, el open house funciona mejor entre agosto y octubre, antes del pico de inscripciones; en calendario B, entre febrero y abril. Un sábado en la mañana suele traer más familias que un día entre semana.
No tiene que ser un solo evento. Lo usual es combinar formatos:
| Formato | Para qué sirve | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Open house general | Mostrar el colegio completo a muchas familias a la vez. | Al abrir la temporada. |
| Open day por nivel | Hablarle a cada grupo de lo que le importa: preescolar, primaria o bachillerato. | Cuando hay cupos concentrados en un nivel. |
| Visita individual | Atender a la familia que no pudo ir o que ya está por decidir. | Toda la temporada. |
| Open house virtual | Llegar a familias que se mudan de ciudad. | Como complemento, no como reemplazo. |
Antes: checklist de cuatro semanas
Cuatro semanas antes
- Definir fecha, hora y cupos disponibles por grado con rectoría.
- Tener las tarifas del próximo año aprobadas. Ver la guía de tarifas 2027.
- Publicar un formulario de registro corto: nombre, celular, grado de interés y cómo conoció el colegio.
- Enviar la invitación a la base de interesados y a las familias actuales, que traen hermanos y referidos.
- Asignar un responsable general y uno por estación.
Una semana antes
- Revisar los inscritos por grado y ajustar los grupos del recorrido.
- Probar el recorrido con tiempos y guías.
- Confirmar a los docentes de los grados con más demanda.
- Preparar el material: propuesta, tarifas, formulario de inscripción y lista de documentos.
- Programar el recordatorio de 24 horas antes.
El día
- Registrar la asistencia a la llegada, no a la salida: muchas familias se van sin pasar por el cierre.
- Escarapela con el nombre de la familia y el grado de interés, para que cada docente sepa con quién habla.
- Alguien de admisiones disponible todo el tiempo para costos y cupos.
- Un espacio para agendar la entrevista o la visita individual antes de que la familia se vaya.
Agenda modelo de dos horas
| Hora | Momento | Qué pasa |
|---|---|---|
| 0:00 | Recepción | Registro de asistencia, escarapela por grado y bienvenida. |
| 0:15 | Rectoría | Diez minutos: quiénes son, qué los hace distintos y qué va a pasar hoy. |
| 0:25 | Propuesta pedagógica | Énfasis, idiomas, evaluación y acompañamiento. |
| 0:45 | Recorrido por grupos | Grupos de máximo diez familias por nivel, cada uno con un guía. |
| 1:15 | Estaciones | Docentes por nivel, bienestar, extracurriculares, transporte y alimentación. |
| 1:35 | Admisiones y costos | Proceso, fechas, documentos, tarifas y formas de pago. |
| 1:50 | Cierre | Entrega del material y agenda de entrevistas o visitas individuales. |
En preescolar ayuda tener una actividad para los niños mientras los padres hacen el recorrido.
Qué entregar a las familias
- La propuesta del colegio en una página.
- Las tarifas del próximo año y las formas de pago.
- El formulario de inscripción y la lista de documentos, o el enlace al formulario en línea.
- Las fechas clave del proceso de admisión.
- El WhatsApp directo de admisiones.
Un recuerdo con la marca del colegio está bien, pero lo que más pesa en la decisión es que la familia se vaya sabiendo exactamente cuál es el siguiente paso y a quién escribirle.
Después: el seguimiento es donde se gana la matrícula
Las familias suelen visitar varios colegios en las mismas semanas. El colegio que escribe primero, con el formulario listo y un próximo paso claro, tiene ventaja. Esta es una secuencia sencilla:
| Cuándo | A quién | Mensaje |
|---|---|---|
| El mismo día | Asistentes | Agradecimiento con el formulario de inscripción y el nombre de quien atiende. |
| Al día siguiente | Inscritos que no llegaron | Invitación a una visita individual con dos horarios para elegir. |
| A los tres días | Asistentes sin formulario | Seguimiento con los cupos que quedan y oferta de llamada. |
| Una semana antes del cierre | Todos los que no se inscribieron | Último llamado con la fecha límite. |
Los textos completos están en el kit. Si el colegio envía estos mensajes por WhatsApp Business API, la invitación cuenta como plantilla de marketing y los recordatorios como utility; las tarifas de Meta están en la guía de tarifas de WhatsApp Business API.
Lo que hace que esto funcione es que cada familia tenga un responsable y una fecha de próximo paso. En una hoja de cálculo basta con la plantilla de pipeline de admisiones; cuando son muchas familias y varias personas atendiendo, conviene un CRM de admisiones que agende las visitas, envíe los recordatorios y avise a quién le toca.
En Edtools el open day es un módulo: invitaciones masivas, confirmación de asistencia, recordatorios por WhatsApp y correo, registro de asistencia y reporte del evento. Las familias que asistieron pasan al pipeline de admisiones con su responsable, y los seguimientos salen solos según los días que hayan pasado.
Indicadores para medir el open house
- Tasa de asistencia: familias que llegaron entre las que se inscribieron.
- Entrevistas o visitas agendadas el mismo día.
- Solicitudes en los siete días siguientes.
- Matrículas de asistentes, al final de la temporada.
- Fuente que más asistentes trajo: por eso el registro pregunta cómo conocieron el colegio.
Para ponerle valor a cada familia que no termina matriculando, usa la calculadora de matrículas perdidas.
Errores comunes
- No pedir registro previo y no saber quién vino.
- Hablar una hora del colegio y dejar costos y cupos para el final, cuando ya se fue la mitad.
- Recorridos de 40 familias en los que nadie puede preguntar nada.
- No agendar el siguiente paso antes de que la familia se vaya.
- Esperar una semana para escribirles a los asistentes.
- Olvidar a las familias inscritas que no llegaron: son las más fáciles de recuperar.
Kit para organizar el open house
Un Word para llenar con los datos del colegio:
- Checklist de cuatro semanas antes al día después.
- Agenda modelo de dos horas.
- Registro de asistentes con la columna de cómo conocieron el colegio.
- Seis mensajes listos: invitación, recordatorio, agradecimiento, seguimiento, inscritos que no llegaron y último llamado.
- Encuesta de salida de tres preguntas.
- Indicadores para medir el evento.
Listo, la descarga comenzó.
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¿Y el registro y los recordatorios?
En Edtools las familias se inscriben al open house con un formulario del colegio, reciben el recordatorio por WhatsApp y quedan en el pipeline de admisiones con su responsable.
Ver Admisiones y CRMInvitaciones masivas, confirmaciones, recordatorios por WhatsApp y correo, asistencia y reportes del open day, en un solo lugar. Los asistentes pasan al pipeline y Edtools los acompaña hasta los documentos, la firma y la matrícula.
Ver Admisiones y CRMPreguntas frecuentes
Sobre el open house en colegios.
Es una jornada de puertas abiertas en la que el colegio recibe a las familias interesadas en un cupo para que conozcan la propuesta, recorran las instalaciones, hablen con directivos y docentes y resuelvan dudas sobre admisiones y costos. Para el colegio es el paso del proceso de admisiones que más familias convierte en solicitudes, si hay seguimiento después.
Lo usual es entre una hora y media y dos horas y media: bienvenida, propuesta pedagógica, recorrido por grupos, estaciones con docentes y un cierre con admisiones y costos. Más largo cansa a las familias con niños pequeños.
En los colegios de calendario A en Colombia, entre agosto y octubre, antes del pico de inscripciones; en calendario B, entre febrero y abril. Conviene hacer uno general y otros más pequeños por nivel, y ofrecer visitas individuales a quienes no pueden asistir.
La propuesta del colegio en una página, las tarifas del próximo año y las formas de pago, el formulario de inscripción con la lista de documentos, las fechas del proceso de admisión y el contacto directo de admisiones. Un recuerdo con la marca del colegio ayuda, pero lo que más sirve es que la familia se vaya con el siguiente paso claro.
El mismo día, un mensaje de agradecimiento con el formulario de inscripción; a los tres días, un seguimiento a quien no lo haya llenado; al día siguiente, una invitación a visita individual para las familias inscritas que no llegaron. Cada familia debería quedar con un responsable y una fecha de próximo paso. El kit de esta guía trae los mensajes listos.
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